Apa itu Mailing List ?

1. Pengertian Mailing List
Mailing List (=milis=melis=List) merupakan suatu media komunikasi tertulis untuk diskusi, saling tukar informasi/pesan/pendapat/pengalaman tentang suatu topik tertentu antar sesama anggotanya melalui email.
Mailing list atau sering juga disebut milis adalah kumpulan dari email yang membentuk sebuah kelompok. Milis mempunyai alamat sendiri yang disebut dengan alamat milis. Setiap email yang dikirim ke alamat milis tersebut akan dikirimkan ke alamat-alamat email yang terdaftar sebagai anggota milis.

Milis merupakan bentuk lain dari email. Karena itu, sifat-sifat milis sama dengan email. Yang membedakan adalah alamat milis dapat dikatakan merupakan kumpulan dari alamat-alamat email. Di internet ada banyak website yang menyediakan jasa layanan milis, di antaranya adalah : plasagroups. Yahoogroups dan masih banyak lainnya.

Situs web Yahoogroups menyediakan layanan milis (mailing list) secara gratis. Pada saat suatu kelompok/ group telah terbentuk, maka tulisan/ pesan dari seorang anggota milis tersebut dapat diterima oleh seluruh anggota-anggota group secara bersamaan (Ini tergantung setting yang ditentukan saat membuat group tersebut). Suatu milis dikendalikan/ diatur oleh para Owner (pemilik) dan Moderator milis tersebut. Owner merupakan pembuat milis tersebut yang bisa berperan sekaligus sebagai Moderator.
Misalnya ada suatu kelompok di Yahoogroups bernama "Gaul Group". Semua tulisan/ pesan email dari salah seorang anggota yang ditujukan kepada kelompok tersebut (Gaul Group) bisa langsung otomatis diterima oleh seluruh anggota kelompok/ group tersebut, tetapi bisa juga tulisan email tersebut diterima dulu oleh Owner/Moderator, lalu Owner/Moderator mendistribusikan tulisan tersebut ke seluruh anggota Gaul Group. Semua kemungkinan itu bisa diatur saat membuat kelompok/ group tersebut di Yahoogroups.
Manfaat Mailing List (Milis)

Ini beberapa situasi yang bakal bermanfaat bila memakai mailing list (milis):
  • Anggota suatu keluarga sudah tersebar diberbagai pelosok dunia.
  • Anggota suatu organisasi tersebar luas dibeberapa daerah.
  • Anda beserta teman2 yang berada pada posisi berjauhan ingin tetap berkomunikasi/diskusi tentang topik tertentu.
  • Ada banyak orang yang tidak saling kenal dan posisinya saling berjauhan namun punya minat/ hobby terhadap sesuatu yang sama.

2. Membuat Mailing List
Kita dapat membuat milis sendiri di website penyedia jasa layanan milis. Milis tersebut dapat kita manfaatkan untuk sarana komunikasi antara sesame teman sekelas. Kita dapat berdiskusi, ngerumpi, dan berbagi informasi di milis. Sehingga pada saat kita lulus SMP, kita mempunyai sarana untuk tetap menjaga hubungan dengan teman-teman sekelas kita walaupun kita saling berjauhan.

Langkah-langkah untuk membuat milis di Yahoogroups adalah sebagai berikut :
Setelah Komputer nyala dan muncul Windows.
  • Lakukan proses Dial-Up
  • Klik icon Internet Explorer
  • Pada bagian Address: ketik http://groups.yahoo.com/ (klik Go)
  • Muncul tampilan Yahoogroups, lalu klik "Sign In!" (Pada bagian Registered
    users).
  • Muncul kotak "Existing Yahoo! users!"
  • Yahoo! ID: ketik kilatsys
  • Password: ketik supercepat
  • Klik "Start a new Group!", lalu muncul tampilan isian form yang akan anda ikuti


Step-1
Group owner: telah terisi kilatsys@yahoo.com
Name of your Group
Ketik nama kelompok diskusi anda (misalnya "Kelompok Diskusi Masalah Sosial").

Enter your Group email address:
Ketik ....gaul...@yahoogroups.com
Catatan:
Alamat email gaul@yahoogroups.com ini kelak akan menjadi alamat email kelompok/ group diskusi anda.
Describe your Group Ketik keterangan singkat (max 2000 karakter) yang menggambarkan secara umum tentang kelompok anda. Misalnya keterangan singkat sbb:
Kelompok Diskusi Masalah Sosial (DMS) merupakan kelompok diskusi generasi muda Indonesia tentang masalah2 sosial masyarakat Indonesia yang terdiri dari berbagai suku, kebudayaan dan agama/kepercayaan. DMS membahas bagaimana agar persatuan & kesatuan dapat terwujud bagi seluruh komponen masyarakat Indonesia.

Select primary language
Pilih "Indonesian"

Select directory listing type
Pilih: Listed (Bila kelompok anda ini juga akan dimasukkan dalam daftar Yahoo! sehingga bisa diketahui oleh para member Yahoo!).
Pilih: Unlisted (Bila kelompok ini tidak ingin ditampilkan didalam daftar Yahoo!)

Select membership type
Pilih: Open (Bila calon anggota bisa langsung gabung secara bebas)
Pilih: Restricted (Bila anda inginkan approve dulu calon anggota baru)
Pilih: Closed (Bila calon yang hanya anda undang/ invite saja yang bisa menjadi anggota kelompok ini)

Select Moderation Type
Pilih: Unmoderated (Bila setiap anggota secara langsung bebas kirim tulisan)
Pilih: Moderated (Bila semua tulisan harus di-approve dulu oleh anda)
Pilih: Newsletters (Bila hanya anda sendiri yang bisa kirim tulisan di kelompok ini)
Klik "Continue"
Catatan:
Ada kemungkinan muncul pesan bahwa nama group email address "gaul" ternyata telah dipakai oleh seorang anggota Yahoo! lainnya. Bila ini terjadi, ganti nama lain yang bakal belum dipakai orang lain, misalnya "sahabat". Lalu lanjutkan Klik "Continue".

Step-2
Classify your Group
Pilih kategori jenis kelompok (dalam daftar group Yahoo!) yang kira2 paling cocok dengan kelompok baru anda. Misalnya anda pilih "Cultures & Community".
Lanjutkan pemilihan kategori jenis kelompok berikutnya dari daftar kategori yang disediakan. Misalnya anda pilih "Issues and Causes". Bila anda merasa sampai kedalaman kategori ini saja sudah cukup, maka lanjutkan klik "Place my group in Issues and Causes".

Catatan:
Anda bisa juga teruskan pemilihan kategori berikutnya yang semakin spesifik/lebih fokus.

Step-3
Muncul rangkuman hasil yang anda peroleh sbb:
Yahoo! profile: kilatsys
Email address: kilatsys@yahoo.com

-Klik "Continue"

Step-4
Step ini bertujuan mengundang calon2 anggota baru.
Bila belum ingin mengundang calon anggota baru, step ini bisa diabaikan saja/ skip.

Invite people to your Group
Bila ingin mengundang calon anggota sekarang juga, lakukan hal2 berikut:
  • Ketik nama2 email yang akan diundang pada kotak "Enter email addresses"
  • Ketik kata2 perkenalan kelompok baru anda (tujuannya agar calon anggota tertarik bergabung dengan kelompok anda) pada kotak "Enter welcome message".
Select invitation type
Pilih: Send invitations to members (Bila calon anggota harus melakukan "reply" terhadap undangan untuk menjadi anggota)
Pilih: Directly subscribe members (Bila calon anggota baru langsung dimasukkan menjadi anggota tanpa perlu respons dari calon tersebut)
-Lanjutkan Klik "Invite members".
Namun bila anda belum ingin mengundang calon anggota baru, tidak perlu melakukan proses a dan b diatas, langsung saja Klik "Skip this step".

Kemudian akan muncul ucapan selamat kepada anda dan rangkuman al:
Group name: gaul
Group home page: http://groups.yahoo.com/group/gaul
Group email: gaul@yahoogroups.com

Bila ingin melihat bagaimana tampilan kelompok/ group gaul yang telah anda buat, Klik "View your group page". Lalu akan muncul tampilan group gaul. Sampai sejauh ini sebenarnya kelompok anda telah terbentuk, tetapi dapat anda lanjutkan beberapa perubahan/ modifikasi seperti berikut ini.
Catatan:
Bila ingin langsung keluar dari Yahoogroups (menutup group gaul), klik saja "Sign Out". Lalu muncul pesan "You have successfully signed out".

Melakukan Setting (perubahan/modifikasi)
Mungkin anda ingin memperbaiki/menambah/modifikasi tentang: nama kelompok, alamat email kelompok, deskripsi kelompok, pesan selamat bergabung, catatan kaki dll, klik "Settings". Lalu akan muncul tampilan Settings.
Description
Bertujuan untuk merubah/modifikasi group name, group email address, group description dan lain-lain.
Bila ingin perubahan/ modifikasi, Klik "Edit" Setelah selesai modifikasi yang diperlukan, lalu Klik "Save Changes".

Welcome Message and Footer
Bertujuan untuk perubahan/ modifikasi Welcome message dan Footer.
Bila ingin perubahan/ modifikasi, Klik "Edit".
  • Welcome message
  • Ketik perubahan/modifikasi seperlunya pada kotak yang tersedia.
  • Message Footer
  • Ketik perubahan/modifikasi seperlunya pada kotak yang tersedia. Setelah selesai modifikasi pada a dan b, lalu Klik "Save Changes".

Jika semua perubahan/ modifikasi sudah cukup, anda bisa menutup kelompok/ group gaul dengan cara Klik "Sign Out" (pada kanan atas tampilan). Hati-hati!, setelah group gaul ditutup akan muncul pesan "You have successfully signed out".

Mengatur suatu kelompok di Yahoogroups
Misalkan dulu anda (sebagai Owner milis) pernah membuat kelompok/group di situs web Yahoogroups dengan nama group: "Gaul" (Yahoogroups akan menyebut kelompok anda "Gaul Group") dan anda telah mendaftarkan diri di Yahoogroups dengan nama/identitas diri (Yahoo! ID): "kilatsys" dan Password: supercepat.
Kebetulan sudah ada calon anggota yang daftar (subscribe) ke kelompok/ group "Gaul", maka anda berniat melakukan approve/persetujuan terhadap calon anggota baru tersebut.

Bila komputer anda telah nyala sampai muncul Windows.
  • Lakukan proses Dial-Up
  • Klik icon Internet Explorer
  • Pada bagian Address: ketik http://groups.yahoo.com/ (klik Go)
  • Muncul tampilan Yahoogroups, lalu pada bagian "Registered users", klik "Sign In"
  • Pada kotak "Existing Yahoo! users" ada isian sebagai berikut :
  • Yahoo! ID: ketik nama kelompok (kilatsys) Password: ketik password-nya (supercepat)
  • Muncul tampilan berikutnya, lalu klik "Sign In"
  • Muncul tampilan berikutnya, pada bagian "My Groups", Klik kata: .gaul
  • Lalu muncul tampilan yang berisi informasi/ tabel antara lain :

  1. Informasi disebelah kanan layar, ada tulisan:
  2. Pending: ...3...members .......messages Bila tertulis 3 members: berarti ada 3 calon anggota baru yang masih menunggu approval/persetujuan dari anda.
  3. Pada Tabel disebelah kiri layar, antara lain ada tulisan :
    • Pending: untuk approve/ delete anggota yang mendaftar
    • Bouncing: untuk membiarkan/ hapus anggota-anggota yang mengalami problem dalam menerima kiriman tulisan dari group "Gaul" (tulisan email kiriman group gaul dikembalikan lagi).
    • Banned: untuk menghalangi/ protect email tertentu agar tidak bisa bergabung ke group "Gaul"
    • Invite: untuk mengundang/ memasukkan email calon anggota baru
    • Settings: untuk mengatur/merubah/modifikasi kalimat-kalimat pada welcome message, nama group, alamat email group, footer dan sebagainya.
    Jika klik Bouncing, lanjutkan pilih "No Action" atau "Unsubscribe member". Sedangkan jika klik "Invite" akan dilanjutkan pilih "Send Invitations" atau "Directly subscribe members". Mencegah email tertentu agar tidak bisa gabung ke milis: ketik nama email-nya, lalu klik "Ban". Jika ingin melakukan "approve"/ persetujuan terhadap calon anggota baru yang sudah mendaftar:
    • Klik Pending
    • Akan ada daftar pending email calon anggota baru tersebut.
    • Lalu pilih "approve" bagi setiap email pada daftar pending tersebut.
    • Bila menolak/tidak menerima calon anggota tersebut, pilih "deny".
    • Klik "Save Changes" untuk menyimpan hasilnya.
    Setelah selesai, ingin menutup group gaul lakukan hal-hal sebagai berikut : Klik "Sign Out" Akan muncul pesan di layar "You have successfully signed out".
  4. Mengirimkan Email ke Milis
  5. Mengirimkan email ke milis sama dengan mengirmkan email yang kita lakukan kepada sebuah alamat email. Perbedaannya, email yang kita kirim ke alamat milis akan dikirim ke banyak orang yang menjadi anggota milis. Email yang kita kirim ke alamat milis akan dikirimkan kepada kita juga
  6. Pertimbangan Menjadi Anggota Milis Tertentu
  7. Ada beberapa pertimbangan sebelum kita ikut bergabung menjadi anggota milis, diantaranya adalah sebagai berikut :
    1. Tujuan Milis
    2. Kita harus mengetahui tujuan dari milis tersebut dengan jelas. Dengan demikian, kita mengetahui apakah milis tersebut bakal bermanfaat atau tidak bagi kita. Jika kita menganggap hal tersebut bermanfaat, maka silakan bergabung, jika tidak lebih baik jangan bergabung
    3. Seberapa banyak email yang masuk
    4. Kita juga perlu tahu seberapa banyak email masuk ke milis tersebut. Email ke milis yang terlalu banyak akan merepotkan kita, apalagi jika tidak semua email penting. Kotak surat kita akan menjadi cepat penuh, apalagi jika kita tidak rajin membuka email atau membuang email yang tidak penting.
    5. Waktu yang kita miliki membuka email
    6. Kita juga harus mempertimbangkan waktu yang kita miliki untuk membuka email. Jika kita tidak cukup punya waktu untuk membaca email, maka email-email yang masuk melalui milis hanya akan merepotkan kita saja.
  8. Berhenti dari Anggota Milis
Setelah beberapa waktu, mungkin ada saatnya kita merasa bahwa milis yang kita ikuti tidak bermanfaat lagi bagi kita. Ada beberapa pertimbangan atau keadaan yang membuat kita sebaiknya berhenti menjadi anggota milis, yaitu
  1. Bila kita harus pergi ke luar kota untuk jangka waktu yang lama dan tidak bisa membuka email, maka kotak surat kita akan dipenuhi dengan email dari milis. Akibatnya jika ada email yang masuk, yang mungkin saja penting menjadi terhalang dan tidak dapat kita terima.
  2. Jika kita merasa tujuan dari milis tersebut melenceng, atau kita mendapati ternyata kita tidak mendapatkan apa yang kita harapkan. Jika hal ini terjadi kita dapat keluar dari anggota milis.
  3. jika kita tidak punya waktu untuk membaca email-email yang masuk. Akibatnya email dari milis yang kita terima menjadi tidak berguna.

Bila kita ingin berhenti dari milis kita dapat mengirim email untuk berhenti menjadi anggota milis. Langkah-langkah untuk melakukannya adalah sebagai berikut :
  1. Masuklah ke kotak surat email kita
  2. klik teks link Tulis surat ( Compose ) untuk menulis sebuah email.
  3. Di kotak teks To isikanlah alamat untuk berhenti menjadi anggota dari milis yang kita ikuti.
  4. kosongkan subjek dan isi surat
  5. Klik tombol Kirim
  6. Kita akan menerima email yang memberitahukan bahwa anda sudah keluar dari milis.

Comments

Popular posts from this blog

Tutorial Android Studio Mengganti Icon Launcher App

Cara Menambah gambar untuk project Android Studio

Mengenal Icon di tab Review MS.Word 2010